Rechtssichere digitale Unterschriften für Ihre Protokolle
Die digitale Unterschrift ist das Herzstück eines rechtssicheren Übergabeprotokolls. Mit unserer Plattform unterschreiben alle Beteiligten – Vermieter, Mieter und optional Zeugen – direkt auf dem Bildschirm ihres Smartphones oder Tablets. Die Signatur wird sicher erfasst, mit einem Zeitstempel versehen und unveränderbar in das Protokoll integriert. Das Ergebnis ist ein vollständig signiertes Dokument, das vor Gericht Bestand hat.
Unsere digitale Unterschriftslösung macht das Ausdrucken, händische Unterschreiben und erneute Einscannen von Dokumenten überflüssig. Der gesamte Prozess findet digital statt – von der Protokollerstellung über die Unterschrift bis zur Archivierung. Das spart nicht nur Zeit und Papier, sondern reduziert auch das Risiko von Dokumentenverlust oder -beschädigung erheblich.
So funktioniert die digitale Signatur
Bei einer Wohnungsübergabe sind alle Parteien – Vermieter und Mieter – gemeinsam vor Ort. Jeder kann dabei sein eigenes Smartphone oder Tablet nutzen, um das Protokoll digital zu unterschreiben. Nach Abschluss der Protokollerstellung wird das Dokument zur Unterschrift freigegeben. Jede anwesende Partei erhält Zugang zum Unterschriftsbildschirm und kann direkt auf dem eigenen Gerät signieren – komfortabel, hygienisch und ohne Geräteweitergabe.
Die Unterschrift selbst erfolgt durch Zeichnen mit dem Finger oder einem Eingabestift auf dem Touchscreen. Die Signatur wird in Echtzeit erfasst und als Vektorgrafik gespeichert, was eine hohe Qualität auch beim Druck gewährleistet. Zusätzlich werden Metadaten wie Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Gerätetyp protokolliert, um die Authentizität der Unterschrift zu dokumentieren.
Mehrparteien-Unterschriften vor Ort
Für eine rechtsgültige Wohnungsübergabe müssen alle Beteiligten gemeinsam vor Ort sein. Unsere Plattform ermöglicht es dabei, dass jede Person auf ihrem eigenen mobilen Gerät unterschreibt. Der Vermieter nutzt sein Tablet, der Mieter sein Smartphone – ohne dass Geräte getauscht werden müssen. So bleibt alles hygienisch und jeder behält die Kontrolle über sein eigenes Gerät.
Der Unterschriftsstatus ist jederzeit einsehbar. Sie sehen auf einen Blick, welche Parteien bereits unterschrieben haben. Das Protokoll wird erst als abgeschlossen markiert, wenn alle erforderlichen Signaturen vorliegen – typischerweise direkt nach der gemeinsamen Begehung.
Rechtliche Anerkennung digitaler Unterschriften
Die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften ist in Deutschland durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die eIDAS-Verordnung der EU geregelt. Für Wohnungsübergabeprotokolle ist keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich – eine einfache elektronische Signatur, wie sie unsere Plattform bietet, ist vollkommen ausreichend und rechtskonform.
Der Bundesgerichtshof hat in mehreren Urteilen bestätigt, dass digital signierte Dokumente als Beweismittel vor Gericht zulässig sind. Die Beweiskraft hängt dabei von der Nachvollziehbarkeit des Signaturprozesses ab – und genau hier punktet unsere Lösung durch umfassende Protokollierung aller relevanten Daten.
Sicherheit und Unveränderbarkeit
Ein unterschriebenes Protokoll muss vor nachträglichen Änderungen geschützt sein. Unsere Plattform gewährleistet dies durch mehrere Mechanismen: Nach dem Setzen der ersten Unterschrift wird das Protokoll automatisch für Bearbeitungen gesperrt. Jede Unterschrift wird mit dem aktuellen Dokumentenstand verknüpft – würde jemand nachträglich Änderungen vornehmen, wäre die Signatur ungültig.
Zusätzlich wird für jedes finalisierte Protokoll ein kryptografischer Hash-Wert berechnet und gespeichert. Dieser digitale Fingerabdruck ermöglicht es, die Integrität des Dokuments jederzeit zu verifizieren. Bei einer späteren Überprüfung kann zweifelsfrei festgestellt werden, ob das Dokument seit der Unterzeichnung verändert wurde.
Die Unterschrift auf dem Smartphone
Die mobile Unterschrift direkt auf dem Gerät des Unterzeichnenden bietet maximale Flexibilität. Der Mieter kann das Protokoll auf seinem eigenen Smartphone prüfen und unterschreiben, ohne dass sensible Daten auf fremden Geräten eingegeben werden müssen. Die Touch-optimierte Benutzeroberfläche macht das Unterschreiben auch auf kleineren Bildschirmen komfortabel.
Für eine optimale Lesbarkeit der Signatur empfehlen wir die Nutzung eines Tablets oder das Drehen des Smartphones in den Querformat-Modus. Die Unterschriftsfläche passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an und bietet ausreichend Platz für eine gut lesbare Signatur.
Jeder unterschreibt auf dem eigenen Gerät
Bei der Übergabe generiert die Plattform für jede Partei einen individuellen Zugangslink. Dieser kann einfach als QR-Code auf dem Bildschirm des Protokollerstellers angezeigt werden – jeder Anwesende scannt den Code mit seinem Smartphone und gelangt direkt zur Unterschriftsseite. Vor dem Unterschreiben kann das vollständige Protokoll eingesehen werden – der Unterzeichnende bestätigt mit seiner Signatur, dass er den Inhalt zur Kenntnis genommen hat.
Die Zugangslinks sind personalisiert und zeitlich begrenzt gültig. So ist sichergestellt, dass nur die anwesenden Parteien unterschreiben können. Die Beweiskette bleibt lückenlos dokumentiert.
Optimiert für den praktischen Einsatz
Bei der Entwicklung unserer Unterschriftsfunktion stand der praktische Einsatz im Vordergrund. In einer typischen Übergabesituation – alle Beteiligten stehen in der leeren Wohnung, vielleicht mit Umzugskartons im Hintergrund – muss die Unterschrift schnell und unkompliziert erfasst werden können. Kein langwieriges Anmeldeprozedere, keine komplizierten Verifizierungsschritte.
Mit einem Klick wird die Unterschriftsfläche geöffnet, die Signatur kann sofort gezeichnet werden. Die Bestätigung erfolgt ebenfalls mit einem Klick – fertig. Das gesamte Protokoll inklusive aller Unterschriften steht sofort als PDF bereit und kann an alle Beteiligten versendet werden.
Starten Sie mit rechtssicheren digitalen Unterschriften
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