Datenschutz als Grundprinzip
Bei Wohnungsübergaben werden sensible personenbezogene Daten verarbeitet: Namen, Adressen, teilweise auch Fotos von Wohnräumen. Als deutsches Unternehmen nehmen wir den Datenschutz ernst und haben unsere Plattform von Grund auf DSGVO-konform entwickelt. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen damit vollständig den strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen.
Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Erstellung und Verwaltung von Übergabeprotokollen erforderlich sind – nicht mehr und nicht weniger. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte, kein Verkauf von Daten, keine Nutzung für Werbezwecke. Ihre Daten gehören Ihnen, und wir sind nur der technische Dienstleister für deren sichere Verarbeitung.
Technische Sicherheitsmaßnahmen
Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS mit aktuellen TLS-Standards. Auch die Speicherung in unseren Datenbanken ist verschlüsselt. Unsere Server werden in zertifizierten deutschen Rechenzentren betrieben, die höchsten Sicherheitsanforderungen genügen. Regelmäßige Backups stellen sicher, dass Ihre Daten auch im unwahrscheinlichen Fall eines technischen Problems nicht verloren gehen.
Der Zugriff auf die Systeme ist streng beschränkt und protokolliert. Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugang zu den Servern – und auch nur für technische Wartungsarbeiten. Ein Einblick in Ihre konkreten Protokolldaten erfolgt nur, wenn Sie uns explizit um Support bitten und uns den Zugriff gestatten.
Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)
Für die Nutzung unserer Plattform durch Unternehmen wie Hausverwaltungen stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Dieser regelt die Pflichten beider Seiten im Umgang mit personenbezogenen Daten und ist Voraussetzung für die rechtskonforme Nutzung von Cloud-Diensten in Deutschland.
Den AV-Vertrag können Sie direkt in Ihrem Account als PDF herunterladen und unterschrieben an uns zurücksenden. Er tritt automatisch mit Beginn der Nutzung in Kraft und gilt für die gesamte Vertragslaufzeit.
Datenexport und Löschung
Sie haben jederzeit das Recht, alle Ihre gespeicherten Daten zu exportieren oder zu löschen. Die Export-Funktion erstellt ein vollständiges Archiv aller Protokolle, Fotos und zugehörigen Daten in standardisierten Formaten. Die Löschung erfolgt unwiderruflich und umfasst auch alle Backups innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Für Mieter-Accounts gibt es besondere Regelungen: Nach Ende eines Mietverhältnisses können personenbezogene Daten aus Protokollen auf Anfrage anonymisiert werden. Die Protokolle bleiben als Dokument erhalten, aber individuelle Identifikationsmerkmale werden entfernt.
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