Professionelle PDF-Dokumente für Ihre Übergabeprotokolle
Nach Abschluss einer Wohnungsübergabe benötigen alle Beteiligten ein vollständiges, professionell gestaltetes Dokument zur Archivierung. Unser PDF-Export transformiert Ihre digital erfassten Daten in ein druckfertiges Protokoll, das höchsten Ansprüchen an Lesbarkeit, Vollständigkeit und professionelle Optik genügt. Mit einem Klick erhalten Sie ein rechtssicheres Dokument, das Sie ausdrucken, per E-Mail versenden oder digital archivieren können.
Die generierten PDFs folgen einem durchdachten Layout, das alle relevanten Informationen übersichtlich präsentiert. Auf der ersten Seite finden sich die Grunddaten der Übergabe – Adresse, Datum, beteiligte Parteien. Es folgen die detaillierten Raumprotokolle mit allen erfassten Mängeln und Zustandsbeschreibungen. Integrierte Fotos werden in optimaler Qualität eingebettet, und am Ende stehen die digitalen Unterschriften aller Beteiligten.
Alle Fotos in optimaler Qualität integriert
Fotografische Dokumentation ist bei Wohnungsübergaben unverzichtbar. Unsere PDF-Generierung integriert alle aufgenommenen Fotos automatisch an den richtigen Stellen im Protokoll. Die Bilder werden dabei intelligent komprimiert – klein genug für überschaubare Dateigrößen, aber hochauflösend genug für eine klare Darstellung auch beim Ausdruck.
Jedes Foto wird mit einer Bildunterschrift versehen, die den Kontext erklärt: In welchem Raum wurde es aufgenommen? Welchen Mangel oder Zustand dokumentiert es? Diese Kontextinformationen werden automatisch aus den bei der Aufnahme erfassten Daten übernommen und machen das Protokoll auch Jahre später noch verständlich.
Unterschriften und Zeitstempel
Die digitalen Unterschriften aller Parteien werden im PDF als hochauflösende Grafiken dargestellt. Unter jeder Signatur erscheint der exakte Zeitpunkt der Unterzeichnung – Datum und Uhrzeit auf die Sekunde genau. Diese Zeitstempel sind unveränderbar und dokumentieren verbindlich, wann das Protokoll von wem unterzeichnet wurde.
Bei Protokollen mit mehreren Unterzeichnern – etwa wenn beide Mietparteien sowie der Vermieter unterschreiben – werden alle Signaturen auf einer eigenen Unterschriftenseite zusammengefasst. So ist auf einen Blick ersichtlich, dass alle erforderlichen Parteien das Protokoll akzeptiert haben.
Druckoptimiertes Layout
Obwohl digitale Archivierung immer wichtiger wird, bevorzugen viele Vermieter und Mieter nach wie vor einen Papierausdruck für ihre Unterlagen. Unsere PDFs sind deshalb für den Druck optimiert: Kontrastreiches Schwarz-Weiß-Layout für Texte, sinnvolle Seitenumbrüche, ausreichende Ränder für Lochung und Abheftung, und Kopfzeilen mit den wichtigsten Angaben auf jeder Seite.
Die Dateigrößen der generierten PDFs sind für den E-Mail-Versand optimiert. Ein typisches Protokoll mit zehn bis zwanzig Fotos hat eine Größe von etwa zwei bis fünf Megabyte – klein genug für problemlosen Mailversand, aber groß genug für gute Druckqualität.
Sofortiger Download und automatischer Versand
Nach Finalisierung des Protokolls steht das PDF sofort zum Download bereit. Sie können es direkt auf Ihr Gerät herunterladen oder in einen Cloud-Speicher übertragen. Optional versendet die Plattform das fertige Protokoll automatisch per E-Mail an alle Beteiligten – der Mieter erhält sein Exemplar, Sie behalten Ihres, und alle verfügen über identische Dokumente.
Für Hausverwaltungen mit vielen Objekten bieten wir die Möglichkeit, Protokolle gesammelt als ZIP-Archiv zu exportieren. So können Sie beispielsweise alle Übergabeprotokolle eines Quartals auf einmal herunterladen und in Ihr Dokumentenmanagementsystem übertragen.
Langzeitarchivierung und Nachvollziehbarkeit
Wohnungsübergabeprotokolle können noch Jahre nach ihrer Erstellung relevant werden – etwa bei Streitigkeiten über die Kaution oder bei späteren Mieterwechseln. Unsere generierten PDFs sind für die Langzeitarchivierung geeignet: Sie entsprechen dem PDF/A-Standard für archivierbare Dokumente und enthalten alle Schriftarten eingebettet, sodass sie auch in Zukunft korrekt dargestellt werden.
Zusätzlich zu den PDF-Dateien speichert die Plattform alle Protokolldaten in ihrer Originalform. Das bedeutet: Selbst wenn ein PDF-Dokument beschädigt oder verloren geht, können Sie jederzeit ein neues, identisches PDF aus den gespeicherten Daten generieren. Diese Datensicherheit gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumentation langfristig erhalten bleibt.
Individuelle Anpassungen für Profis
Im Business-Tarif haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo in das PDF-Header einzubinden. So erhalten alle Ihre Protokolle ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild. Auch die Fußzeile kann mit Ihren Kontaktdaten und rechtlichen Hinweisen angepasst werden. Diese Individualisierung unterstreicht Ihre professionelle Arbeitsweise gegenüber Mietern und Geschäftspartnern.
Starten Sie mit professionellen PDF-Protokollen
Überzeugen Sie sich selbst von der Qualität unserer PDF-Generierung. Erstellen Sie Ihr erstes Protokoll und sehen Sie, wie aus Ihren Eingaben ein professionelles Dokument wird. Die PDF-Funktion ist in allen Tarifen enthalten – ohne zusätzliche Kosten oder Einschränkungen.